書類が多い！どこから減らす？会社でのペーパーレス化

《さまざまなコストや手間を軽減する》

準備作業やコスト削減などを実現する上で、会議におけるペーパーレス化は重要になってきている。ここでは、ペーパーレス化にはどういった取り組みが必要で、どのような効果があるかについて取り上げてみる。会議というと、たくさんの資料が手元に残るイメージがないだろうか？　また、事前ミーティングなど、会議のための小さな会議も増えるケースがあり、そうなっていくと大量の紙が消費される。会議用に印刷し、終わればまた次回の会議に向けて資料を準備…こういった作業の繰り返しが、紙や印刷といった資源コストや残業に伴う人件費の増大など、余計な業務が増やしていく。そこでいま、多くの企業が「ペーパーレス会議」の導入を模索している。

《ペーパーレス化が生み出す5つのメリット》

ペーパーレス会議とはその名の通り、会議に使用する資料を紙ではなく、PCやタブレット端末で扱うデジタルデータで行う会議のことをいう。まずは、導入によるメリットをみていきたい。

メリット①　用紙や保管などのコスト削減 最大のメリットはコスト削減である。会議のたびに紙の資料を用意すると、紙代や印刷代などの費用がかさむ。また、会議後に書類を保管するにも場所をとり、それは保管代として計上されていく。ペーパーレス会議にすれば、こういった費用を気にせずに済む。

メリット②　準備に関わる手間を削減 会議に参加する人数分の資料を印刷してホチキスなどでまとめていくのは、手間がかかり時間も要する。そのために会議前日に残業を経験した方もいるのではないだろうか。会議をペーパーレス化すると、デジタルデータを用意して共有するだけで済む 。

メリット③　修正や差し替えが容易 会議直前にミスが発覚すると、紙の資料だと修正して資料を印刷し直す可能性があり、たったひとつの修正でも大きな手間が発生する。ところがペーパーレス会議の場合、PCやタブレット上でデータを修正して上書きすれば、余計な作業は発生しない 。

メリット④　使い勝手の良さ デジタルデータであればコストを気にせず資料をカラーで構成・表示ができ、文字の拡大や縮小も思いのまま。キーワード検索で読みたい資料にもすぐアクセスできるなど、見やすさや整理の面でも便利である 。

メリット⑤　セキュリティリスクの軽減 紙の資料は紛失や盗難にあうと、情報が流出する危険性がある。しかし、デジタルデータであれば、アクセス制限や閲覧期間を設定することや、ログを追跡して「誰が」「いつ」見たかといった情報を確認でき、セキュリティの面でも安全である 。

もちろん、メリットだけではなく、デメリットも存在する。デジタルデータを閲覧するにはデバイスを起動させる必要がある。また、ディスプレイの範囲内でしか見ることができず、資料を俯瞰することは難しいだろう。最近はデバイス用のデジタルペンで加筆できるケースも出てきたが、手書きしにくいのも難点である。とはいえ、それらを上回るだけのメリットがあることも事実である。

《ペーパーレス会議の導入を成功させるには？》

では、ペーパーレス会議を導入・定着させるには、何から始めればいいのだろうか。導入時の３つのポイントを紹介する 。

ポイント①　一部の資料をペーパーレス化する 最初からすべてをデジタルデータに移行すると「参加者から反発される」「ルールの策定に時間がかかる」という事態を招きかねない。例えば、「ビジュアルで大きく見せたい資料は紙のまま」といった運用から始め、徐々に全体をペーパーレス化する段階を踏めば浸透しやすくなる。その間にデジタルデータの作り方にも創意工夫が加わり、ペーパーレス会議に最適化した資料作りもできるようになる。

ポイント②　小規模な会議で始めてみる 全社レベルでペーパーレス会議を始めようとすると、専用システムの導入費用がかさみ、運用ルールの策定・推進などに時間がかかる。まずは数名規模の小さな会議で実施し、トライ&エラーを重ねていけば社内での理解も得られ、規模を拡大できる。

ポイント③　自社に合ったシステムやデバイスを使う 現在は複数の企業からペーパーレス会議のシステムが提供されている。それらを比較した上で、「必要な要件」「デバイスの操作感」「資料の見やすさ」などと照らし合わせながら、システムを絞り込む。その際は、実際に会議に参加するメンバーにテストしてもらうとよいだろう。

《ペーパーレス会議システム４選》

ポイントを踏まえた上で、次は具体的なサービスについてみていきたい。

『moreNOTE』 同期機能（ペアリング）があり、発表者がページをめくれば、参加者のページも次のページへ。 ワンタップで発表の開始ができ、発表者の切替も可能。また、紙と同じように資料への手書きや付箋をつけて 保存はもちろん他のユーザーと即座に共有することも可能。

『MetaMoJi Share for Business』 直接メモを書け、リアルタイムで共有可能。また、他の参加者には共有されない自分だけのメモを残すこともできるため、重要資料にも安心して書き込める。メモ、写真、録音、すべてを１つに残せるため、会議メモがそのまま議事録に。

『Active Web Presentation』 マルチOS対応、マルチ端末対応のため、インストール不用。発表者が画面上に引いた線や、ポインターで示した点を、参加者全員の画面へ共有することも可能。会議の場ですぐに参加者の意見を集約・グラフ化できるため、意思決定のスピードが向上する。

『ECO Meeting』 面倒な設定や難しい操作を必要とせずに簡単な操作で利用できる設計。会議で必要な機能に限定した、シンプルかつ使いやすい機能群。貴社のシステム運用や会議スタイルにあわせた、オプション機能も用意。

この他にも資料共有などができるWEB会議やテレビ会議のシステムも多数ある。また、ペーパーレス化に貢献する商品は、社外でも資料が閲覧可能なオンラインストレージサービス、書類が探しやすくなる文書管理システム、紙書類をデータ化するシステム、書類を預かりPDF化してくれるサービスなど多様である。ワークフローを取り入れて申請書類を無くすことでペーパーレス化を進めることも１つである。社内の状況に合うものを取り入れて、働き方改革を進めて行くことが必要であろう。