いよいよ始まる電帳法！電子帳簿保存法の対応はお済ですか？　～事前準備確認リスト付～

2024年1月より施行される「電子帳簿保存法」の対応はお済ですか？

「スキャナー保存」については、各企業の判断が認められており義務はありません。

電子帳簿保存の対象範囲も「帳簿＝売上帳のみ」とすることも可能ですし、取引先と紙で交わした書類は「紙保存もしくは、スキャナ保存」どちらで保存しても、漏れなく保存がされvていれば制度上の問題はありません。

今回対象となるのは「電子取引」のみとなります。

改めて事前準備の確認をするためにご活用いただけますと幸いです。

■電子帳簿保存法の確認ポイント

①社内の電子取引内容は整理されてますか？

・取引書類の分類・受領方法：領収書や請求書など、PDFやクラウドサービスでの受信など

・受領書類の保存方法・保存場所：受領した書類は、どこにどのように保存されてるいるのか？

・受領件数：月間・年間の受領は、どのぐらいの件数なのか？

②電子帳簿保存法施行後の電子データ保存方法は決められてますか？

・タイムスタンプの付与は先方か自社か？

・訂正削除の防止に関する事務処理規定は策定されてますか？

③電子データの保存場所は決まってますか？

・日付・金額・取引先での検索機能は確保されてますか？

・ファイル名のルールや索引簿の準備はされてますか？

・電子データの保存領域の確保はされてますか？

・データ消失リスク(電子保存書類のバックアップ)への対応はされてますか？

※保管管理システムに保存する場合は、準備の必要はありません。

④電子データを受領した際の業務フローの検討・周知はされてますか？

・電子データの受領後は、印刷をすることなく回覧・処理する準備はされてますか？

・送付する電子データは、印刷をすることなく回覧・処理・送付する準備はされてますか？

⑤制度要件を満たして保管するために必要な規定・書類は準備できてますか？

・事務処理規定を備え付けて運用する場合は、規定の作成が必要になります。

・システムを利用して保存する場合は、操作説明書の備え付けが必要です

⑥従業員や取引先に対して、説明・周知はされましたか？

・事務r処理規定を備えて運用する場合は、電子取引に関する取り扱いルールの周知が必要です。

・紙の原本を受領している取引先へ、紙で送付せず電子データで送付いただくよう依頼をする

■施行後、紙で受領した場合の対策ポイント

①「スキャナ保存制度」を活用する

・今回の施行で義務はありませんが、今後を見据え電子データ化し、ペーパレスに取り組むことで紙の保管コストや印刷費などのコスト削減の効果が見込めます。

②紙で受領した書類のスキャン方法と仕訳の入力方法を決める

③スキャンしたデータで回覧・処理する業務フローを考える

④必要になるシステム機器の準備

⑤「スキャナーによる電子化保存規定」「国税関係書類に関する事務の手続きを明確化した書類」等の準備

⑥従業員へスキャナ保存に関するルールや取り扱いの説明をし周知する

改正電子帳簿保存法の中には電子データでの保存が義務付けられている内容があるので、多くの企業で注意しなければなりません。義務である以上対応が必要であり、法律に対応したシステムの導入には期間も初期投資もかかります。

自社で準備できること、対応するために必要なシステムの導入など、切り分けて準備・確認を進めるのが重要です。また、いざという時のために柔軟に対応できるよう、電子取引で行う案件をできるだけ増やし、できるだけ多くの書類を電子データで保管できるように環境を整えると今後「スキャナ保存」が義務化されても対応が容易になります。

それでも、自社だけで準備が不安という担当者もいると思います。

そんな時こそ、ネットランドへご相談ください。

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