面倒な稟議を電子化！効率よく仕事を進めるためのワークフローシステム

◆稟議（りんぎ） 個人で判断できない事柄について、文書で上位関係者の承認を得る方法。 具体的には、会社のお金を一定額以上使う場合やクライアントと契約を結ぶ場合などに利用されます。
“「はやく承認が欲しいのに、まだ稟議が通らない」 「稟議書のために出社させられてしまう」”
こんなお悩みのある方はいませんか？

稟議へのイメージはそもそも ●ハンコが必要 ●稟議を回す前に根回しをしないといけない ●回覧し終えるまでに時間がかかる ……と決して明るいものではない人が多かったのではないでしょうか？
しかし、それは今や過去のもの。 昨今は稟議書を電子化・効率化する企業が圧倒的に増えています。
本記事では、“どうすれば稟議を電子化できるのか、書類を電子化し効率化する「ワークフローシステム」のメリット・デメリットとはなにか“について最新情報をまとめました。
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目次 ●紙の稟議書が時代に合わなくなってきた ●「ワークフローシステム」で稟議の電子化・効率化を一気に解決する」 ●稟議書を電子化する主な4つのメリット ●稟議書を電子化する主な2つのデメリット ●ワークフローシステムを導入する際の注意点 ●まとめ ———————————————————————————
——————————————————————————— ◆紙の稟議書が時代に合わなくなってきた
——————————————————————————— そもそも日本企業の多くはもともと合議と決裁を経てビジネスを進める特徴があります。稟議制度が導入される以前は、毎回会議を行い決裁を得るのが一般的でした。 ここに稟議制度を導入したことで、わざわざ会議を行う必要がなくなり、組織の中での意思決定が容易に行えるようになりました。当時としては大幅な業務の効率化でした。
しかし、このあり方にも問題があります。回覧がどのくらい時間がかかるか把握しづらかったり、差し戻しの工程が煩雑になったりするためです。 意思決定スピードがビジネスにおいて大きなファクターとなった今の時代に合わなくなっています。
ただし、稟議制度自体には合理性があり、なくすことができません。 ですから、電子化・ペーパーレス化によって業務を加速させる必要があるのです。
————————————————————————————————————— ◆「ワークフローシステム」で稟議の電子化・効率化を一気に解決する」
————————————————————————————————————— 「そんなこと言っても、うちの業界ではなかなか……」 「年配の職員になかなか理解してもらえない」
大きな企業ほどペーパーレスへの方向転換は難しいものですよね。 そこで、知ってほしいのが、「ワークフローシステム」です。

画像：「稟議_フロー」
ワークフローシステムは稟議書や報告書、届出申請等の書類を電子化し、業務の効率化を図れるシステムのことです。 聞きなれないかもしれませんが、ワークフローシステムにはすでに多くのサービスがあり、無料トライアルなども充実しています。大手企業では次々に導入されています。 稟議書においては承認回数が多いとどうしても、申請が降りるのに時間がかかってしまいます。 面倒な稟議書等の確認もワークフローシステムを導入することで、スマホで簡単に確認できたり、外出先からでも申請を行うことが可能です。
——————————————————————————— ◆稟議書を電子化する主な4つのメリット
——————————————————————————— あらためて、稟議書を電子化するメリットを整理しておきましょう。
●稟議電子化のメリット 1.意思決定がスピーディーに行える 2.どの段階まで承認されたか可視化できる 3.ペーパーレス化によりコスト削減に繋がる 4.内容を暗号化することでセキュリティ対策に繋がる
稟議書を電子化するメリットとしては、大きく分けて4つが挙げられます。 中でも、電子化によって書面での回覧に比べて意思決定がより迅速になるということはとても大きなメリットでしょう。 さらに、「回覧途中で書面を紛失してしまう」といったヒューマンエラーを回避できるのも見逃せません。
●メリット１．意思決定がスピーディーに行える
従来の稟議書は紙で作成し、関係者に回覧するのが主流でした。 しかし、場合によっては「上司が出張中で承認が得られない……」といったケースもあり、業務フローが途中で止まることも多くありました。
稟議書を電子化すればどこに行っても確認が可能です。このため、場所にとらわれず意思決定ができることで迅速に稟議が行われるようになりました。 導入しているワークフローシステムによっては、スマホやタブレットでも簡単に稟議書が確認でき、さらなる効率化が期待できます。
●メリット２．どの段階まで承認されたか可視化できる
稟議書を電子化することで「どの段階まで承認が得られているか」を一目で確認できるようになります。 進捗管理が可視化されることで、プロジェクトの進行にも大きくプラスの影響を与えるとともに、「全ての承認がいつまでに下りそうか」と目処が立てやすくなります。 万が一、途中で稟議書の内容に関して関係者から質問された場合も、電子化したことにより迅速に対応できるようになります。
●メリット３．ペーパーレス化によりコスト削減に繋がる
稟議書を電子化するとこれまで毎回印刷していた工程が不要になり、まず紙の使用量の減少に繋がります。 ”印刷”という工程が減ることで業務効率化にも繋がる上に、ファイリングや書庫の確保・保管という作業も必要がなくなります。
●メリット４．内容を暗号化することでセキュリティ対策に繋がる
紙の稟議書は、たとえその内容が機密事項であったとしても、他の誰かに閲覧される可能性が高いものです。 しかし、電子化された稟議であれば、重要な稟議書に関しては暗号化することもできるため、紙以上に厳重なセキュリティを敷くことができます。
情報の漏洩に関しては、どの企業でも避けたいところ。 ですから実は、稟議書に限らずその他の書類でもすべて電子化するケースが多いのです。 ——————————————————————————— ◆稟議書を電子化する主な2つのデメリット
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画像：「稟議_はんこ」
このように非常にメリットの多い稟議の電子化ですが、デメリットはあるのでしょうか？ 稟議書を電子化するデメリットは、2つ挙げられます。
◆稟議電子化のデメリット 1.社内のルールや業務フローの見直しが必要 2.システムの導入や運用にコストがかかる
電子化は、基本的に外部のワークフローシステムのサービスを利用することが多いため、導入・運用コストの発生は避けられないでしょう。 さらに、システムの導入した初期は、社内に混乱が生じる恐れがあります。
——————————————————————————— ◆ワークフローシステムを導入する際の注意点
——————————————————————————— ワークフローシステムを導入する際には、主に2つの点に注意しましょう。
●稟議電子化の注意点 1.社内のニーズに適したサービスを選ぶ 2.システムの適用は徐々に行う
既に市場には、多くのワークフローシステムに関するサービスがあります。 価格面だけに注目するのではなく、自社に適しているという観点から選考基準を設けておくと失敗しにくいです。
《注意１》社内のニーズに適したサービスを選ぶ ワークフローシステムを選ぶには、まず以下の２点を明確にしておきましょう。 ・現状どのような業務フローで稟議書の承認が行われているか ・電子化が必要な理由
この上で、条件に適したワークフローシステムを選出し、社内検討を行うとスムーズです。 ワークフローシステムの提供会社によって、セキュリティ対策の内容が異なります。必ず他社と比較した上で決定するようにしましょう。
《注意２》システムの適用は徐々に行う 稟議書の電子化に伴いワークフローシステムを導入する際には、いきなり導入するのではなく、段階を分けて行うことが大切です。
いきなり導入しようとして失敗した例は数多くあるため、まずは特定の部署や部門ごとに絞って導入するのが良いでしょう。 ワークフローシステムのカスタマイズ性や、既存システムとの連携などが可能かなども、導入前に確認しておくのがおすすめです。
————————————————— ◆まとめ
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画像：「稟議_効率」
稟議書の電子化はすでに多くの企業で行われていることであり、これからはワークフローシステムの導入は、マストといっても過言ではありません。 既に多くのワークフローシステムサービスが多くの企業に利用されています。「自分の会社では難しいかも……」と躊躇している方でも利用出来るサービスがあるかもしれません。
実際にシステムを導入される場合には、まずは試験的に導入箇所を絞ってテストすることをおすすめします。
自社に適したワークフローシステムを導入し、業務改善に役立てましょう。