人事業務の変革はWeb給与明細から! システムの種類や選び方を解説

基礎知識

2022/09/12

Web給与明細とは、従業員の給与明細を電子化し、Web上で配布するシステムです。

印刷・配布にかかるコスト削減やペーペーレス化などさまざまなメリットがあることから、近年Web給与明細を導入する企業が増加しています。

そこで今回の記事では、Web給与明細のメリットや導入時の留意点、システムの選び方について解説していきます。

 

 

Web与明細とは

 

Web給与明細とは、従業員の給与明細を電子化し、Webやメールにて配布することです。

従来は紙で配布していたものを電子化することで、従業員はパソコンやスマホから自由にいつでも給与明細を確認できるようになります。

給与明細の交付は、平成19年の税制改正を受けて一定の要件のもとで電子交付することが可能となりました。

さらにこの税制改正では、給与の源泉徴収票や退職金の支払明細などについての電子交付も認められるようになっています。

 

 

 

◆Web給与明細のメリット

近年、導入する企業が増加しているWeb給与明細には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

企業側・従業員側それぞれの立場から考えてみましょう。

 

【企業側】Web給与明細のメリット

 

まずは、Web給与明細を導入する企業側のメリットについて解説していきます。

 

①コスト削減

企業側のWeb給与明細のメリットとして、コスト削減が挙げられます。

従来、給与明細を紙で配布していた際は、封筒代・用紙代・印刷代などの諸経費が発生していました。各地に事務所・店舗がある企業は、給与明細の郵送コストがかかることもあったでしょう。

その点、Web給与明細ではデータにて給与明細を交付するため、紙資源にかかるコスト削減が可能となります。

また、給与明細の印刷・封入・配布にかかる人件費も削減できるため、企業全体として削減できるコストは相当のものがあるといえます。

 

②業務効率化

Web給与明細は業務効率化のメリットも挙げられます。

Web給与明細ではデータが作成できたら、あとは配信するだけであるため、担当者の業務負担はそれほど大きくありません。

従来の紙による給与明細では、従業員の人数分の印刷、封筒への封入、配布作業など、かなりの手間と時間がかかっていました。Web給与明細ではそうした業務負担が改善できるため、空いた時間は他の業務に充てることが可能です。

 

③セキュリティ面の向上

Web給与明細では、セキュリティ面の向上のメリットもあります。

紙による給与明細は人の手で配布されることから、誤って他人の給与明細が封入されるといったミスが見られました。どれだけ気を付けながら封入作業を行っていても、完全に誤配布のミスを防ぐことは難しいでしょう。

その点、Web給与明細による電子交付ではそのような人為的なミスが発生しないため、セキュリティ面の向上にもつながるといえます。

 

【従業員側】Web給与明細のメリット

次に、Web給与明細を利用する従業員側のメリットについて確認していきましょう。

 

閲覧手段を選択できる

Web給与明細は、従業員が閲覧手段を自由に選択できる点もメリットです。

紙での給与明細では、従業員の保管方法は自ずとファイリングなどに限られてしまいます。

しかし、Web給与明細はスマホやパソコン、タブレットなど、それぞれがアクセスしやすい端末で閲覧できるため、従業員にとっては利便性が高いシステムといえます。

 

②過去のデータ管理が可能

Web給与明細は、過去のデータ管理が簡単に行える点もメリットのひとつです。

Web給与明細はデータにて交付されるため、過去の給与明細もすぐに確認することができます。紙で給与明細を管理している場合、誤って給与明細を破棄してしまうと過去の給与は確認できません。

しかし、Web給与明細であれば、システムにアクセスするだけでいつでもデータの確認が可能です。明細を保管するための場所も必要ないため、紛失や流出の心配もいりません。

 

③紛失リスクの改善

従業員側のメリットとして、紛失リスクの改善が挙げられます。

紙による給与明細の場合は、従業員が誤って紛失してしまうケースも見られました。それによって、他の従業員あるいは社外の人間に給与明細が見られてしまうリスクも考えられます。

しかし、Web給与明細であればデータによる交付であるため、誤って紛失するリスクは低く、他人に給与明細を見られる心配もないといえます。

 

 

◆Web給与明細導入にあたっての留意点

企業側・従業員側それぞれにメリットのあるWeb給与明細ですが、導入時にはいくつかの注意点があります。以下で詳しく確認していきましょう。

 

事前に従業員の同意確認を取る

Web給与明細による電子交付を行う場合は、事前に従業員からの同意が必要となる旨が所得税法によって定められています。

同意を得る際の記載事項や書式には法令の定めがありませんが、一般的に「電子交付について承諾する旨、承諾日、受給者氏名」などを入力してもらうことが考えられます。

 

従業員から紙明細を希望された場合は対応する

従業員が紙での給与明細交付を希望した場合、企業側はそれに応じなくてはいけません。

従業員からの申し出はメールや口頭でも可能とされていますが、念のために社内で専用書式を作っておくと良いでしょう。

 

 

Web給与明細のシステム選定のポイント

給与明細を電子化するためには、Web給与明細のシステムを導入する必要があります。

ここからは、システムを選定するときのポイントを確認していきましょう。

 

ポイント①:付加機能の有無 

Web給与明細の中には、全従業員にデータ配信ができるという仕組みを活かして、さまざまな機能が付加されているものもあります。

例えば、eラーニングによる人材育成システムの配信や、災害時の安否確認システムなど、その機能はさまざまです。

ただし、既に専用システムを導入している場合は、そういった付加機能は不要となるでしょう。Web給与明細を導入する場合は、どこまで付加機能を求めるかを事前に決めておく必要があります。

 

ポイント②:対応デバイス

Web給与明細はパソコンからの閲覧に限定されているもの、スマホ・タブレットでも閲覧ができるもの、専用アプリがあるものなど対応デバイスがさまざまです。従業員のニーズが多いものをあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

また、「紙でプリントアウトして管理したい」という従業員が多い場合は、PDFファイルで出力できる機能がついているシステムが便利です。

 

ポイント③:対応言語

対応言語についても確認しておきたいポイントです。

従業員に外国人を多く抱えている場合は、日本語以外の言語表記を求められる場合もあるでしょう。対応している言語の種類は十分かという点についてもチェックしておくと安心です。

 

ポイント④:サポート体制

Web給与明細のシステム導入後に、どのようなサポートが受けられるかについても確認すべきポイントです。

給与明細を電子化するにあたって、既存の給与計算システムとの互換性や明細の記載事項の調整など、サポートが必要となる場面が想定されます。

初期設定でのサポートは受けられるのか、サポート範囲はどこまでか、サポートの料金プランなど、必ず事前に確認しておきましょう。

 

ポイント⑤:セキュリティ対策

Web給与明細への移行にあたって、セキュリティ面を気にする企業も多いでしょう。

Web給与明細では、従業員の給与を取り扱うという特性上、さまざまなセキュリティ対策が施されています。

従業員がアクセスするデバイスに応じて、どのようなセキュリティ対策が講じられているか必ず確認しておきましょう。

 

ポイント⑥:料金

Web給与明細は初期導入時に費用が掛かるもの、月額制で費用がかかるものなど、料金体系はさまざまです。

システム導入後は長く利用していくことが想定されるため、ランニングコストは事前に細かくシミュレーションしておく必要があります。

 

 

◆タイプ別Web給与明細システム

Web給与明細には、大きく分けて3つの種類があります。

それぞれ詳しく確認していきましょう。

 

専用型

専用型システムは、給与ソフトの情報をCSVで取り込んで発行するタイプのシステムです。

Web給与明細の発行・配信に特化したタイプで、システムによってはAPI連携によって取り込みの自動化が可能なものもあります。

既に給与計算ソフトを利用しており、「給与明細だけWebで配信できればいい」という場合にお勧めのシステムです。

専用型システムの代表的な例

オフィスステーション給与明細

▪ HRMOS給与明細 

など

 

②給与計算一体型

給与計算一体型は、給与の計算から明細の電子化までが一体化されているシステムで、現状、給与計算ソフトを利用していない、もしくはリプレイスを考えている場合で、「Web給与明細にも対応したい」と望んでいる場合におすすめで

給与計算一体型システムの代表的な例

マネーフォワードクラウド給与

jinjer給与

など 

専用型システムのように他のソフトとデータ連携する必要がないため、給与計算から明細交付までの流れが簡潔に済むことがメリットといえます。

 

③労務管理一体型

労務管理一体型システムは、入退社手続きやマイナンバー管理、年末調整など労務管理システムの1機能として利用できるタイプのシステムです。

給与明細だけに限らず、「様々な社内の手続きをWeb化して、バックオフィス全体を効率化させたい」とお考えの場合にお勧めです。

 労務管理一体型システムの代表的な例

▪ SmartHR

人事労務freee

など    

社会保険や雇用保険、年末調整にかかる手続きなど労務に関わる手続きが1つのシステムで行えるため、業務効率化のメリットがあります。

 

 

◆まとめ

Web給与明細は企業側・従業員側どちらにもメリットの多いシステムです。

Web給与明細には「専用型」「給与計算一体型」「労務管理一体型」の3種類があるため、どのシステムが自社のニーズに適しているか検討しましょう。

また、Web給与明細の導入は、給与に関わるシステムが大きく変わるきっかけでもあるため、従業員の要望をきちんと取り込みながら導入を進めていくことも大切なポイントです。

 

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