【成功事例あり】テレワークでコミュニケーションを活性化させるポイントとは?

基礎知識

2022/09/29

働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けて、近年多くの企業でテレワークが一般化してきました。

テレワークは、「場所を問わずに仕事ができる」「生産性が向上する」「人件費が削減できる」といった多くのメリットがある一方で、「スタッフ同士のコミュニケーションが取りにくい」「情報共有がスムーズに行えない」といったデメリットも浮き彫りになっています。

 

そこで今回の記事では、テレワーク下で起こるコミュニケーションの課題や改善のポイント、テレワークに必須のコミュニケーションツールの種類について解説していきます。

 

 

                   

◆テレワーク下で起こるコミュニケーションの課題

 

 

テレワークの導入により、これまで当たり前だった「会社に行って働く」という社会の概念が大きく変化しました。

テレワークによって多様な働き方が実現する一方で、スタッフ同士が直接顔を合わさないことからコミュニケーション上の課題が指摘されています。

以下に、テレワークで生じる主な課題を挙げました。

 

①情報共有不足により社内で情報格差が生まれる

②業務内容のみのやり取りになってしまう

③部署を横断した勉強会を行う

④気軽に質問や相談がしにくい

⑤イノベーションが起こりにくい

⑥評価に対しての不安

⑦業務分担等に対する不信感と不公平感 

 

◆テレワーク下でもスタッフ同士のコミュニケーションを活性化させる5つのポイント

ここまで、テレワーク下でのコミュニケーション上の課題を解説してきました。

しかし、テレワークでもちょっとした工夫によって、コミュニケーションを活性化させることが可能です。

以下に、テレワーク下でコミュニケーションを活性化させる5つのポイントについて挙げています。

 

①定期的に業務以外のミーティング時間を設ける

②オンラインイベントの企画・開催

③部署を横断した勉強会を行う

④社内報を発信する

⑤コミュニケーションツールを導入する

 

◆テレワーク下でもコミュニケーションができる3つの手段

スタッフが離れた場所で仕事を行うテレワークでは、コミュニケーションツールの活用が欠かせません。

ここからは、テレワークでもコミュニケーションができる3つの手段を紹介していきます。

 

(1) ビジネスチャット

 

ビジネスチャットは、スタッフ間で気軽に素早く連絡が取れることが大きなメリット。

形式張らずに手軽に送れることや、相手の都合に合わせて返信がもらえることから、メールや電話よりも利用者の心理的なハードルが低いコミュニケーションツールです。

 

また、業務に関するやり取りを行う際は、情報のセキュリティについても考慮する必要があります。一般的なチャットツールやSNSなどの利用では、第三者からのアクセスやアカウントの乗っ取りなど情報漏洩のリスクがあります。

 

しかし、ビジネスチャットツールでは、データが暗号化されていることに加え、IPアドレスの制限や管理者によるアカウント管理など、強固なセキュリティのもと業務連絡が行えます。

 

さらに、グループチャットを活用すれば、チーム内での情報共有もスムーズに行えるメリットもあります。画像やデータの共有も簡単に行えるため、仕事の進捗確認にも役立つツールです。

 

 

(2) Web会議システム

 

テレワーク下では、WEB会議システムの利用もすっかり定着しました。

 

WEB会議は、ビデオ通話を活用して、お互いの顔を見ながら会議ができる点が大きなメリットです。テキストだけでは伝わらなかったニュアンスを共有するなど、実際に顔を合わせることで得られる効果は大きなものがあります。

 

また、Web会議システムは複数のセキュリティ対策が施されている点も大きな魅力です。たとえば、IPアドレスに制限がかけられるシステムであれば、あらかじめ指定された端末以外からはWeb会議システムにアクセスができません。これにより、外部の人間が会議へ入り込むことや、社内の情報が外部へ洩れる心配がないため、安心して会議を行うことが可能です。

Web会議システムでやり取りされる資料や映像、文書はすべて暗号化されているため、この点も情報漏洩防止に大いに役立つポイントといえます。

 

さらに、WEB会議は開催に手間がかからないことから、朝礼・夕礼などのちょっとしたミーティングでも活用しやすいこともメリットのひとつ。顔を合わせて挨拶をすることで雑談が生まれたり、お互いの様子が分かったりと、社内の円滑なコミュニケーションに一役買うツールです。

 

 

(3) ナレッジマネジメントシステム(FAQシステム)

 

テレワーク下では、ナレッジマネジメントシステム(FAQシステム)を導入する企業も増えています。コミュニケーション手段が限られるテレワークでは、「こんな単純なことを聞いても良いのだろうか」と部下・後輩が質問をためらうといったケースが多く見られます。

 

そこでFAQシステムを導入することで、テレワークでも円滑に仕事を進められるようになるのです。「分からないことがあるけど、わざわざ連絡をして聞きづらい」といった環境を解消することで、スタッフの心理的なストレスを軽減する効果もあります。

 

また、FAQシステムにナレッジを蓄積しておくことにより、共有化されにくい業務の属人化を防ぐメリットもあります。テレワークのようにスタッフが離れて仕事を進めるなかでは、どうしても業務に関する知識が共有されにくく、結果として1人のスタッフに業務が偏ることも想定されます。

その点、FAQシステムではそのように属人化しているナレッジが共有可能となるため、チーム全体の底上げや業務の均一化が図れるメリットがあるのです。

 

さらに、質問を受ける立場のスタッフにとっても、「各部下から同じような質問を何度も受ける」といったストレス・手間を削減できるでしょう。

 

 

 

◆テレワーク下でコミュニケーションを活性化させた成功事例

コミュニケーションに課題を抱えるテレワークですが、ビジネスツールの活用を工夫することによって課題解決が可能です。

ここからは、テレワーク下でもコミュニケーションを活性化させている実際の成功事例を紹介していきます。

 

①WEB会議システムの活用によってコミュニケーション機会を創出する

 

令和3年度にテレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰制度(輝くテレワーク賞)の「特別奨励賞」を受賞した「e-Janネットワークス株式会社」では、WEB会議システムの活用方法に工夫を凝らした例が見られました。

 

同社では、テレワークによるコミュニケーション不足を補うために、WEB会議システムで1on1の実施や部署内の個別相談会、さらにはランダムで選ばれた社員とのグループ雑談などが開催されています。これにより部署だけでなく役職の垣根を超えたコミュニケーションが実現されているようです。

 

また、グループやプロジェクト内の親睦を深める目的として、オンラインでの懇親会も行われており、さまざまな形でWEB会議システムが活用されています。

 

 

②WEB会議システムの常時接続でテレワークの孤独感解消

 

令和3年度にテレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰制度(輝くテレワーク賞)の「特別奨励賞」を受賞した「株式会社WORK SMILE LABO」では、WEB会議システムでオフィスとテレワーク勤務者の常時接続を行っています。

 

オフィス側では大型モニターに映し出されており、実際に隣で働いているような感覚でいつでもコミュニケーションを取ることが可能です。

 

 

③社長から店舗スタッフまで、これまでにはない幅広いコミュニケーションが実現

 

株式会社TSUTAYA STORESでは、店舗間や本部・店舗間のコミュニケーション強化を目的にWeb会議システムを導入しました。

これによりこれまで交流のなかった他店舗のスタッフとの間にコミュニケーションが生まれ、さらに商品知識を深めるための研修など店舗をまたいでの研修が実現可能となりました。

 

また、社長と社員が直接コミュニケーションを取る場としても活用されているとのことです。

 

従来は各エリアのユニット長と社長のみで行われていた会議が、Web会議システムを通じて多くの社員が出席できるようになったことから、トップダウンの指示が伝わりやすくなったメリットもみられます。

 

 

社内情報をグループウェアでオープンにして、オンライン・オフラインの情報格差をゼロに

 

サイボウズ株式会社は、2010年よりテレワークに取り組んでおり、コロナ禍においてもスムーズに自宅勤務へ移行できた企業です。

 

サイボウズではメール共有やスケジュール共有、FAQシステムなど複数のツールによってテレワークを導入しており、社内情報のほとんどがグループウェア上でオープンにされていることが特徴です。これによりオンライン・オフライン社員の間で情報格差が生まれず、誰もが平等に社内情報にアクセスできるようになる効果があります。

 

また、テレワークで生じる人事面への不安についても、チャットツールを通じて直接人事部へ相談できる仕組みが取られており、社員の不安解消にも力を入れています。

 

 

⑤社内バーチャルイベントを開催し、コミュニケーションのきっかけを創造

 

シリアル食品の「ケロッグ」を日本で展開する日本ケロッグ合同会社は、コロナ禍をきっかけにオンラインフィットネスサービスを導入しました。

 

長引く在宅勤務で大きな懸念点となるのが、社員の運動不足とコミュニケーション不足です。

 

そこでバーチャルのフィットネス教室を定期的に開催することにより、その2つの問題を同時に解決することに成功。これまで接する機会がなかった部署の社員ともコミュニケーションが生まれるきっかけになるなど、コミュニケーション活性化にも大きな効果があったようです。

 

 

 

◆まとめ

テレワークは生産性の向上や人件費の削減など多くのメリットが挙げられる中で、コミュニケーション不足が大きな課題となっています。

 

情報共有不足や質問・相談がしにくいなど、どれも業務を円滑に進めるにあたって、深刻な問題点です。その様な環境下でコミュニケーションを活性化させるためには、コミュニケーションツールの活用が必要不可欠となります。

 

WEB会議システムやビジネスチャット、FAQシステムを導入することにより、これまで滞っていたコミュニケーションに新たな流れができるきっかけになるのは間違いないでしょう。

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