今からでも間に合う！電子帳簿保存法対応　～メリット/デメリット～

「電子取引における電子保存の義務化」の猶予期間も年末まで、2024年1月より施行されますが、未だに対策を決めかねている企業様も多いのではないでしょうか。

「社内の書類を電子保存したいけど、どうしたらよいか迷っている」という企業のご担当者様は、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

■電子帳簿保存法の対象となる範囲おさらい

帳簿や書類を保存するルールですが、書類ごとにルールが細かく決められています。取引先へ提出する書類、取引先より受領する書類は、改ざんなどの不正が起こらないよう、とても厳しいルールが適応されます。

保存対象の違いによって保存のルールも異なります。「電子帳簿保存」「スキャナー保存」「電子取引保存」の3区分に分かれており、保存対象も異なります。

2024年1月より施行されるのは、上記図で囲っている「電子取引保存」です。「電子帳簿保存」「スキャナー保存」については、各企業の判断が認められており義務はありません。

電子帳簿保存の対象範囲も「帳簿＝売上帳のみ」とすることも可能ですし、取引先と紙で交わした書類は「紙保存もしくは、スキャナ保存」どちらで保存しても、漏れなく保存がされていれば制度上の問題はありません。

ただし、帳簿は事業年度の途中からデータ保存に変更することはできません。書類については、事業年度の途中からでもデータ保存を始めることが可能です。それぞれの保存方法を理解した上で適切な管理をする必要があります。

◼電子帳簿保存法に対応する際のメリット

●業務効率化

　紙ベースで保存していた領収書やレシートなどの書類を電子データ化することで、書類のファイリングなど手作業や負担が減り、経理業務の効率化につながります。電子データを保存するシステムと経費精算システムを連携させていれば、テレワークでの作業も可能です。

●紙保存に伴うリスク軽減

　紙保存の場合、紙が破れたり色褪せすることで記載文字の判別がしづらくなることがあります。その他にも、移転や保管場所の移動に伴う紛失のリスクや火災や水害などの天災で消失する可能性もあります。電子データ化しクラウドなどセキュリティの高い場所で保管できると、これらのリスクが減り安全に保存ができます。

●セキュリティの強化

　電子データ化し保存する際にクラウドを利用することでセキュリティ強化が可能です。閲覧権限を設けることで、紙書類のように鍵付きキャビネットに保管をすることがないため、紛失や盗難のリスクも無くなります。

●保管場所の削減

　ペーパレス化を進めることで、物理的なスペースが必要なくなり保存場所の確保やコストを削減することが可能です。

●コスト削減

　紙書類を保存するには、印紙代やコピー代、保管ファイルの購入など費用がかかります。契約書などの場合は収入印紙代も支払う必要があります。しかし、電子データ化することで、これらのコストが全て削減できます。また、印刷や保管などの作業のための人件費や保管のコストも削減が可能です。

◼電子帳簿保存法に対応する際のデメリット

●導入時のコスト

　電子データ化して保存するためのソフトやスキャナーが必要となります。そのため導入するための環境整備コストが発生します。

●電子データ化の作業

　従来の紙で保存していた書類をスキャナーで読込、電子データ化することが認められていますが、大量の書類をスキャナーにかけて電子データ化するには時間がかかります。紙で保存していた書類の電子データ化は任意のため、自社の判断が可能です。現状の管理で問題が無い場合は、無理にデータ化する必要はありません。

●電子帳簿保存法を把握した人材の雇用

　電子帳簿保存法に則り電子データを保存するためには、諸処の要件を満たす必要があります。そのため、電子帳簿保存法を把握している専門性の高い人材がいれば安心です。研修をして育成するか新規雇用をし、人材確保をする必要があります。

改正電子帳簿保存法の中には電子データでの保存が義務付けられている内容があるので、多くの企業で注意しなければなりません。義務である以上対応が必要であり、法律に対応したシステムの導入など初期投資がかかります。

しかし電子データ化による保存は、紙ベースで書類を保管することに比べて「書類の保管スペースが必要ない」、また「印紙代や印刷代などのコストが大幅に削減できる」、「書類管理の手間が省ける」などのメリットがあります。

また、経理業務が複雑化すると懸念されている「インボイス制度」や働き方改革の推進による「リモートワークの増加」においても、帳簿類・請求書などの電子化は有効とされています。

いざという時のために柔軟に対応できるよう、電子取引で行う案件をできるだけ増やし、できるだけ多くの書類を電子データで保管できるように環境を整えてみてはいかがでしょうか。

ネットランドでは、電子帳簿保存法に対応している豊富なシステムから各社様にあったシステムをご提案いたします。導入期間や費用など比較いただくことも可能です。

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