ドキュメント文書管理って何？　～メリット/デメリット～

「文書管理システム」を耳にする機会が多くなったが何ができるかわからない！導入するメリットや自社に必要な機能が何かわからない！など、疑問や不安で文書管理システムの導入を悩む企業も多いのではないでしょうか？

今回は、「文書管理システム」の機能やメリット・デメリットについてをわかりやすく解説します。ぜひ参考にしてください。

■文書管理システムとは

「文書管理システム」は文書を電子化し、作成・分類・登録・管理・検索・更新・廃棄といった文書に関わる業務を「一元管理」する「システム」です。

文書管理システムと類似するシステムとして、ファイルサーバがあります。双方ともに電子文書を保存管理するもので混同されやすいですが、似て非なるものです。

「ファイルサーバ」は、単に個人やグループのさまざまな電子ファイルを入れて「保存」する「入れ物（ストレージ）」です。

ファイルサーバはあくまで保存のためのツールであり、ファイル管理をする機能が不十分ですが、文書管理システムは管理機能に加えセキュリティ機能も備えています。

■文書管理システムの主な機能６つ

1）保管機能：文書を種類・部署別に分類し保管。保管スペースも必要ありません。

2）検索機能：文書の検索では「全文検索」機能が多くの製品で利用可能。「完全一致検索」や「あいまい検索」が可能な製品もあり、目的の文書を効率的に探し出します。ページ単位で検索したり「タグ」機能を備えた製品もあります。

3）アクセス権限機能：契約書や機密文書などの重要文書に特定の人しかアクセスできないように制限する機能。権限の設定範囲を関係部署のみに制限することも可能です。

4）セキュリティ機能：文書の保管期限を設定する機能や「いつ」「だれが」「どのような」操作をしたのかを記録する機能で不正アクセスに対して厳しい監視が可能。

システム外へファイルをもち出せないようにしても、パソコンのスクリーンショット機能を利用する抜け道があるため、プレビューに「透かし」を入れる機能を搭載したものもあります。また、ファイルの暗号化機能、複製や印刷の不可を設定できる機能が搭載されている製品もあります。

5）外部システム連携機能：会計や生産管理、ファイルサーバなどと連携し、会計や生産状況、顧客情報などの書類を登録して参照できる文書管理システムもあります。

6）バージョン管理機能：文書の編集によって派生する複数のファイルを保存しておく機能。文書は更新がつきものですが、紙で保管していると旧版を廃棄していなかったためにどれが最新版なのか、わからなくなるケースも多いと思います。

文書管理システムは最新版にすぐアクセス可能。問題が発生した場合においても、関連する過去のバージョンのファイルを開くことが可能です。

■文書管理システムのメリット／デメリット

【メリット】

●業務効率の向上

文書をデータとして管理できるため、社内外を問わず必要なときに必要な文書を検索・活用することが可能です。テレワークなどにも有用であり、最大のメリットであると言えます。

検索性も高く、文書を探す時間を大幅に短縮できるため、短縮できた時間を別の業務にあてられます。また、「ワークフロー機能」を搭載した文書管理システムであれば、申請書を電子化して上長と共有することで、上長は場所を問わずに承認できます。承認待ちの時間短縮が見込め、文書の共有や承認がスムーズに進められるでしょう。

●コンプライアンスの強化

主な機能である「アクセス権限」や「セキュリティ機能」により、情報漏えいや不正アクセスを防止できます。文書に応じて、閲覧制限やダウンロード・印刷制限、更新制限などを細かく設定できるので改ざんや誤操作防止にも効果的です。

【デメリット】

●コストがかかる

文書管理システムを導入するための導入費用はもちろん、運用コストも発生します。システム費用だけではなく、月々のランニングコストや教育コストもかかります。

また、既存の紙文書は電子化する際にスキャン作業が必要となります。文書の量によっては、相当の時間と手間がかかります。ベンダーのスキャンサービスを利用する方法もありますが、費用は別途かかるので注意が必要です。

●電子化しても管理の手間は残る

文書管理のルールや運用フローを明確にしておかないと、期待するようなシステム活用や効果が得られない可能性があります。

事前にルールやマニュアルを策定し、システム導入を進める必要があります。また、うまく活用された場合でも、運用が進む中でルールが形骸化しデータが散在する可能性も考えられます。運用状況を見て、都度ルールの見直しや改善などが必要です。

文書管理システムは、デメリットもありますが、期待できるメリットは初期投資費用以上になるツールです。物理的な書類が減ることで、保管費用などコストを削減することも可能になります。

それでも不安というご担当者様は、ぜひネットランドへお気軽にお問い合わせください。

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